저는 8년 동안 학원 마케팅을 대행했습니다. 진짜 잘되는 학원, 수익이 많이 나는 학원 안쪽을 오래 들여다봤어요. 그러면서 알게 된 게 하나 있습니다.
잘되는 학원은, 시스템이 이미 '정리'되어 있었습니다.
대행을 나가면 제가 제일 먼저 한 일도 그거였어요. 원장님 옆에 3시간씩 붙어서, 머릿속에 있는 커리큘럼과 학원 운영 방식을 하나하나 꺼내 정리하는 일. 그게 정리돼야 비로소 '일'을 할 수 있었거든요. 정리 안 된 상태에서는 광고를 돌려도, 문자를 보내도 뭘 어디에 걸어야 할지가 안 나옵니다.
자동화의 문 앞에는 이 문장이 있습니다
요즘 다들 "AI가 알아서 해준다"고 하죠. 그런데 8년을 현장에서 보낸 사람으로서 정직하게 말씀드리면 —
알아서 다 해주는 건 없습니다.
원장님의 시스템이 흐릿하면, AI도 흐릿한 답을 냅니다. 명확할수록 정확한 자동화가 되고요. 자동화가 어려운 진짜 이유가 여기 있어요. AI가 결정해줄 수 없는 디테일은 원장인 내가 고민해야 하고, 그 전에 "이 학원을 통째로 어떻게 굴릴 것인가"라는 큰 나무의 틀이 먼저 서 있어야 합니다.
순서는 늘 이렇습니다.
- 관찰 — 무슨 일이 벌어지는지 숫자로 본다.
- 약속 — 관찰이 쌓이면, "우리는 이럴 땐 이렇게 한다"는 규칙으로 정한다.
- 실행 — 그 규칙대로 굴린다.
그리고 이 셋이 도는 한가운데에서, 원장님이 '아 오늘은 너무 힘든데…' 하고 넘겨버리게 되는 일들 — 그걸 대신 잡아주는 게 자동화입니다. 자동화는 시작이 아니라, 정의가 끝난 다음에 얹히는 마지막 층이에요.
에듀리치브레인을 그 큰 틀 위에 만든 이유입니다. 잘되는 학원의 방식을 커리큘럼·시스템·마케팅 셋으로 나눠서, 지금 잘하고 있는지 아닌지를 숫자로 판단해 가이드합니다. 오늘 이 체크리스트는 그중 '시스템' 하나를 들여다봅니다.
읽는 법 — 개수보다 이게 중요해요
각 항목을 읽고, "우리 학원엔 이게 정해진 방식으로, 숫자로 굴러가고 있다" 싶으면 체크(✓), "그때그때 감으로 하거나 내 머릿속에만 있다" 싶으면 비워두세요.
- 체크된 항목 = 정의가 끝난 자리. 관찰·약속·실행이 돌 수 있고, 자동화가 얹힐 수 있는 곳.
- 빈 항목 = 아직 원장님 머릿속에만 있는 것. AI도 도와줄 수 없는 자리 — 먼저 '정의'가 필요한 곳입니다.
칼퇴는 일을 빨리 해서 오는 게 아니라, 이 빈칸이 하나씩 정의될 때 옵니다. 시작할게요.
A. 학생 관리 — 흐름이 정의돼 있나
- 1. 신규 문의가 들어오면, '문의 → 상담 → 등록'까지 정해진 흐름으로 이어지고 중간에 한 명도 새지 않는가?
- 2. 재원생·퇴원생·졸업생이 상태별로 분류되고, 각자 이력이 숫자와 기록으로 남는가?
- 3. 엑셀에 흩어진 학생 명단이, 언제든 한곳에서 볼 수 있는 형태로 정리돼 있는가?
B. 출결 — 기준이 서 있나
- 4. 학생이 등원하면, 감이 아니라 기록으로 출결이 남는가?
- 5. 결석·지각이 생겼을 때 '누구에게, 언제, 뭐라고' 연락할지가 규칙으로 정해져 있는가?
C. 과제·수업 점검 — 강사 머릿속 vs 기록
- 6. 매 수업의 과제 점검과 수업 내용이, 강사 머릿속이 아니라 기록으로 쌓이는가?
- 7. 수업이 끝나면, 그날 무슨 일이 있었는지가 정해진 형태로 남는가?
D. 상담·피드백 — 매번 백지에서 시작하나
- 8. 상담 후에 남긴 '메모 한 줄'이, 다음 상담을 준비할 때 그대로 이어져 쓰이는가?
- 9. 학부모에게 보낼 상담·등록 안내가, 매번 새로 쓰지 않아도 정해진 틀로 준비돼 있는가?
- 10. 등록 서류·동의서를 어떻게 보내고 어디까지 확인하는지가 정해져 있는가?
E. 성적·시험 — 숫자로 보이나
- 11. 시험 성적이, 학생별로 오르내림이 한눈에 보이는 형태로 정리되는가?
- 12. 시험이 끝난 뒤 성적 피드백과 후기 요청을 '언제 누구에게' 할지가 정해져 있는가?
F. 수강료 — 새는 곳이 보이나
- 13. 미납·결제 예정이 감이 아니라 숫자로 잡혀서, 오늘 챙길 일로 떠오르는가?
G. 학부모 보고 — 방식이 있나
- 14. 주·월간 학습보고서를 '무엇을, 어떤 기준으로' 담을지가 정해져 있는가?
H. 하루의 시작 — 혼자 다 기억하고 있나
- 15. 아침에 하루를 시작할 때, 오늘 챙길 것(이탈 위험·미납·상담)이 원장님 기억이 아니라 화면에 정리돼 있는가?
몇 개나 체크되셨나요
0~5개 — 아직 학원의 대부분이 원장님 머릿속에 있습니다. 나쁜 게 아니에요. 제가 대행하며 만난 잘되는 학원들도 처음엔 다 그랬고, 하루 날 잡아 '정의'만 하면 됩니다. 지금은 자동화보다 정리가 먼저인 단계예요.
6~10개 — 절반은 정의돼 있네요. 남은 절반은 아마 숫자로 안 잡히는 것들, 원장님만 아는 감으로 굴러가는 것들일 겁니다. 여기부터가 진짜 승부예요.
11~15개 — 상위권입니다. 시스템이 정의돼 있으니, 관찰→약속→실행이 돌 토대가 이미 있어요. 남은 빈칸 한두 개만 채우면, 자동화가 얹힐 자리가 완성됩니다.
빈칸은, 아직 정의되지 않은 것입니다
다시 말씀드리지만 중요한 건 개수가 아니라 어떤 항목이, 왜 비어 있는가예요. 대부분의 빈칸은 게을러서가 아니라, 아직 우리 학원의 방식이 명확히 '정의'되지 않았기 때문입니다.
그래서 에듀리치브레인은 '알아서 다 해주는' 프로그램이 아닙니다. 오히려 반대예요. 원장님의 커리큘럼·시스템·마케팅을 정리하도록 곁에서 돕고, 잘 굴러가는지를 숫자로 관찰하고, 관찰이 쌓이면 **약속(규칙)**으로 굳히고, 그다음 원장님이 지쳐서 넘기게 되는 일들을 대신 실행합니다. 판단은 원장님이 하시고, 손은 프로그램이 씁니다.
8년간 원장님 옆에 3시간씩 붙어서 하던 그 '정리'를, 이제 프로그램이 같이 합니다. 우리 학원이 커리큘럼·시스템·마케팅에서 지금 몇 점인지, 무엇부터 정의해야 하는지 — 3분이면 숫자로 짚어드릴게요.