"자동화 세팅했다"는 원장님들을 많이 만납니다. ChatGPT 창을 열어두고 수업 일지를 붙여넣으면 학부모 문자가 나온다, 노션에 성적을 입력하면 표가 그려진다, 이런 것들이요.
그런데 이상하게, 그 원장님들이 더 바빠 보입니다.
물어보면 대답이 비슷합니다. "복사해서 붙여넣는 게 일이에요." "애들 데이터를 입력하는 게 일이에요." "잘 돌아가다가 어느 날 문자가 안 나가서 반나절 날렸어요."
이게 가짜 자동화입니다. 도구는 AI인데, 그 도구를 돌리는 동력이 여전히 원장님 손이에요. 손을 떼면 멈춥니다. 진짜 자동화는 반대입니다. 원장님이 손을 떼도 돌아가고, 원장님은 결과만 확인합니다.
오늘 글은 두 부분입니다. 앞부분은 진짜 자동화를 직접 만드는 법입니다. 어떤 도구를 어떤 순서로 조립하는지, 이름까지 그대로 알려드릴게요. 이대로 만드셔도 됩니다. 뒷부분은 그 조립 없이 에듀리치브레인으로 한 번에 세팅하는 법을, 저희 챌린지 강의에서 실제로 실습한 순서 그대로 보여드립니다.
1부. 직접 만드는 법 — 알림톡 한 통이 "저절로" 나가기까지
목표를 아주 작게 잡아볼게요. "시험 7일 전, 우리 학원 학생 학부모에게 격려 알림톡이 자동으로 나간다." 딱 이거 하나요. 원장님이 그날 아무것도 안 눌러도 나가야 "자동"입니다.
이 한 통을 위해 필요한 조립 순서입니다.
1단계. AI를 '채팅창'이 아니라 '전화 받는 직원'으로 바꿉니다. 클로드든 ChatGPT든 제미나이든 좋습니다. (어느 게 어디에 좋은지는 따로 정리한 글이 있어요.) 다만 채팅창은 원장님이 열어야만 일하는 직원이에요. 자동이 되려면 프로그램이 밤에도 AI를 부를 수 있어야 하고, 그게 API라는 방식입니다. 각 회사 개발자 사이트에 가입하고, API 키(프로그램용 출입증)를 발급받고, 쓴 만큼 결제되도록 카드를 등록합니다. (비용: 쓴 만큼 종량 결제 — 가볍게 써도 월 1~3만 원, 카드 등록 필수) 여기까지는 반나절이면 됩니다.
2단계. 데이터가 쌓일 집을 짓습니다. 학생 이름, 학부모 번호, 시험 날짜가 어딘가에 표로 있어야 AI가 읽죠. 보통 노션이나 구글 시트로 시작합니다. 노션이라면 학생 데이터베이스를 만들고, 프로그램이 읽어갈 수 있게 연동(Integration)을 켭니다. (비용: 혼자면 무료, 직원과 같이 쓰면 인당 월 1.5만 원 안팎) 여기까지도 할 만해요. 벽은 나중에 만납니다 — 강사·학생·학부모가 각자 자기 것만 보게 하는 권한 관리, 그리고 몇 달치 기록을 겹쳐 추이 그래프를 그리는 일. 노션과 시트는 이 둘을 잘 못합니다.
3단계. 카카오에서 "보내도 된다"는 허락을 받습니다. 제일 험한 구간입니다. 알림톡은 아무나 못 보내요. 먼저 카카오 비즈니스에서 비즈니스 채널을 개설하고, 보낼 문구를 템플릿이라는 형식으로 만들어 카카오 심사를 받습니다. (비용: 채널 개설은 무료 — 대신 발송할 때마다 건당 과금) "○○ 학생, 시험 잘 볼 거예요" 같은 문구 하나하나가 전부 심사 대상이에요. 저희 개발팀 표현을 빌리면 **"승인 한 번 받으려면 밤낮으로 일주일"**입니다. 단어 하나 때문에 반려되기도 합니다.
4단계. 실제로 쏘는 발송 회사와 계약합니다. 심사를 통과했다고 카카오가 대신 보내주진 않습니다. 솔라피 같은 발송업체에 가입해 발신 프로필을 연결하고, 프로그램에서 발송 API를 부릅니다. (비용: 선불 충전식 — 알림톡 건당 8~9원, 일반 문자 20원 안팎. 잔액이 떨어지면 발송이 멈춰서 충전 관리도 일입니다) 그리고 하나 더 — 알림톡은 가끔 실패합니다. 수신 차단, 채널 문제, 별별 이유로요. 실패했을 때 일반 문자로 자동으로 갈아타는 예비 경로까지 짜야 학부모가 못 받는 일이 없어집니다.
5단계. 이 모든 걸 24시간 켜져 있는 컴퓨터에 올립니다. "시험 7일 전 아침에 발송"이 되려면 그 시각에 깨어 있는 컴퓨터가 필요합니다. 원장님 노트북을 안 끄고 살 수는 없으니, 레일웨이(Railway) 같은 호스팅 서비스에 프로그램을 올리고, 정해진 시각마다 도는 스케줄러(크론이라고 부릅니다)를 걸고, 센트리(Sentry) 같은 서버가 죽으면 알려주는 모니터링을 붙입니다. (비용: 레일웨이 월 5달러부터 + 쓰는 만큼 추가, 모니터링은 무료로 시작해 제대로 쓰면 월 3~4만 원)
여기까지 하면 완성입니다. 밤마다 서버가 노션을 읽고 → 클로드가 문구를 다듬고 → 솔라피가 알림톡을 보내는 기계가 돌아갑니다. 알림톡 한 통에 이 다섯 단계인 거고, 출결 알림·성적 수집·학습 보고서는 이걸 종류별로 반복하는 일이에요.
그리고 놓치기 쉬운 게 하나 있는데 — 위의 다섯 개는 전부 각각 따로, 매달 결제됩니다. AI 종량 요금, 노션 구독, 솔라피 충전, 레일웨이 구독, 모니터링 요금이 각기 다른 날짜에 카드에서 빠져나가요. 서비스 다섯 개의 요금제 변경·한도 초과·결제 실패를 챙기는 것도 결국 원장님 일이 됩니다.
그리고 진심으로, 이거 만들어집니다. 만드는 과정이 꽤 재밌기도 해요. 다만 직접 만들어 배포까지 해본 입장에서 하나만 미리 말씀드리면 — 만드는 건 주말 하나로 되는데, 돌리는 건 계속 해야 하는 일입니다. 카카오 정책이 바뀌면 문자가 안 나가고, 네이버 정책이 바뀌면 잘 되던 게 막힙니다. 저희 개발팀이 지금도 새벽 2시까지 붙어 있는 이유예요. 그리고 그게 멈추는 날은 꼭 시험 기간입니다.
2부. 조립 없이 — 강의에서 실제로 90분 만에 세팅한 순서
에듀리치브레인은 위의 다섯 단계를 미리 조립해둔 것입니다. 알림톡 템플릿 27종은 저희 이름으로 카카오 심사를 전부 통과시켜 뒀고(원장님은 비즈니스 채널을 만들 필요도, 심사를 기다릴 필요도 없습니다), 발송 회사 계약도, 서버와 스케줄러와 장애 대응도 저희 쪽에 있습니다.
그래서 원장님이 하실 일은 조립이 아니라 세팅입니다. 저희 챌린지 1주차 강의에서 원장님들과 실제로 한 순서 그대로 보여드릴게요. 전부 합쳐 90분이었습니다.
첫째, 학생 명단 엑셀을 그대로 올립니다. 학원마다 엑셀 양식이 제각각이잖아요. 지금 쓰시는 파일을 드래그해서 올리면 AI가 운영에 필요한 정보만 추려서 정리합니다. 강의 중에 한 원장님이 "엑셀에 다른 개인정보가 많은데 올려도 되나요?" 물으셨는데, 운영에 필요한 데이터만 걸러서 들어갑니다. 한 가지 팁은, 엑셀에 반 정보가 어느 정도 있어야 다음 단계가 좋아진다는 것. 데이터 뭉텅이만 있으면 AI도 못 알아듣습니다. → 바로 눌러 가이드 이동하기
둘째, 반 이름으로 커리큘럼을 뽑습니다. 반 이름에는 사실 원장님의 교육 설계가 들어 있어요. 그걸 토대로 기초 커리큘럼이 자동으로 그려지고, 처음엔 이름만 다듬는 수준으로 확인합니다. 레벨형 학원(영어)처럼 구조가 다르면 커리큘럼을 여러 개 만들거나 직접 구성할 수도 있고요. → 바로 눌러 가이드 이동하기
셋째, 강사를 초대합니다. 전화번호를 넣으면 초대 문자가 가고, 선생님은 그 링크로 가입합니다. 핵심은 바운더리예요. 초대할 때 담당 반을 정해주면, 그 선생님은 자기 반, 자기 시간표만 봅니다. 업무 위임이 어려운 이유가 "어디까지 맡길지"가 애매해서인데, 시스템이 그 경계를 대신 그어줍니다. → 바로 눌러 가이드 이동하기
넷째, 시간표를 넣고 출결 알림을 돌립니다. 반마다 요일·시간을 정하면 시간표가 그려지고, 수업 시간에 출석·지각·결석을 체크하면 학부모에게 알림이 나갑니다. 여기서부터는 매일 쓰는 기능이에요. → 바로 눌러 가이드 이동하기
다섯째, 시험 성적·후기 수집을 겁니다. 1부에서 그 고생을 해야 만들 수 있던 "시험 D-7 자동 알림톡"이, 여기서는 시험 기간 등록 한 번입니다.
시험 7일 전 격려, 당일 응원, 다음 날 성적 입력 링크, 미제출자 리마인드가 알림톡으로 자동 발송되고, 학생은 로그인 없이 링크에서 과목별 점수와 시험 후기를 입력합니다. 성적을 원장님이 조사하는 게 아니라 학생이 직접 넣는 구조예요. 후기 질문지는 인물·사건·배경 구조로 짜여 있어서 애들이 놀듯이 채우게 되어 있고, "선착순 5명 커피" 같은 선물을 걸면 회수가 훨씬 빨라집니다. 원장님 화면에는 수집률 진행 바만 올라갑니다. → 바로 눌러 가이드 이동하기
여기까지가 90분. 이 다섯 가지가 끝나면 학원이 "시스템 위에" 올라간 상태가 됩니다.
세팅이 끝나면 — 원장님 없이 도는 하루
그다음부터는 시계가 저희 쪽에서 돕니다. 하루를 따라가 보면 이렇습니다.
아침 9시, 스케줄러가 돌면서 그날 나가야 할 학습 보고서와 안내 알림톡을 발송합니다. 수업 시간에는 선생님이 수업 시작 버튼을 누르는 순간 녹음이 자동으로 시작되고, 수업 종료를 누르면 30초~1분 안에 받아쓰기·내용 정리·진도표 기록까지 끝나 있습니다.
시험 기간에는 등록해둔 시험마다 D-7부터 D+1까지의 메시지가 제 날짜에 나갑니다. 발송이 실패하면 일반 문자로 자동 전환되고, 그래도 실패하면 재시도 대기열에 들어갑니다. 발송 이력은 전부 기록되고요. 그리고 새벽, 서버가 말썽을 부리면 그건 저희 개발팀이 깨는 일이지 원장님이 깨는 일이 아닙니다.
이 위에 쌓이는 데이터로 두 가지가 더 돌아갑니다.
추이와 신호. 결석 한 번은 감기지만 결석 비율이 2주 연속 올라가면 얘기가 다르고, 미납 하나는 깜빡함이지만 미납과 출석 하락이 겹치면 돈 문제가 아니라 마음 문제입니다. 신호가 두 개 이상 겹친 학생은 화면 상단에 이탈 위험 표시로 올라옵니다. 원장님이 표를 만들어 겹쳐 보는 게 아니라, 시스템이 먼저 알려주는 거예요. (이탈신호 여섯 가지를 정리한 글도 있습니다.)
우리 학원 말투의 보고서. 커리큘럼마다 "보고서 작성 기준"을 한 줄 적어둘 수 있습니다. "개념 이해 우선, 속도는 나중에. 학생이 현재 어느 단계인지 명시" — 이렇게요. 그러면 모든 학생의 보고서 코멘트가 이 원칙대로 나옵니다. 그리고 첫 발송 전에는 원장님 휴대폰으로 검수 알림톡이 와서, 실제 나갈 본문을 읽어보고 발송 시작을 눌러야 학부모에게 갑니다. 이상한 게 자동으로 나가는 일이 없도록, 문은 원장님이 쥐고 있습니다.
실제 자동화 챌린지를 함께한 원장님들의 말씀
이 세팅을 같이 한 챌린지 원장님들 후기를 몇 개만 그대로 옮깁니다.
"내 머릿속에 있는 것을 전달하는 게 참 어렵다고 생각했는데, 예시를 하나씩 보며 따라해보니 명확해져갑니다." — B 원장님
"내 시간을 줄여주는 필살기 강의. 학부모님께 보내는 보고서를 자동화할 수 있을 것 같네요." — C 원장님
"강의를 들을지 말지 고민이 많았습니다. 지금은 너무 좋아요! AI가 어렵고 거부감 느껴지는 원장님들께 쉽게 다가갈 수 있는 기회인 것 같아요." — A 원장님
솔직한 안내 하나
학습 보고서 자동화는 저희 기능 중 가장 안쪽에 있는 기능입니다. 명단이 올라가고, 커리큘럼이 잡히고, 강사가 초대되고, 시간표가 돌아야 수업 녹음이 쌓이고, 그 위에서 보고서가 나갑니다. 순서를 건너뛸 수는 없어요. 그래서 저희는 이 세팅을 혼자 하시게 두지 않고, 챌린지에서 90분 안에 같이 끝냅니다.
처음 질문으로 돌아가면 — "자동화했는데 왜 내가 더 바쁘지?"의 답은, 그 자동화의 동력이 원장님 손이었기 때문입니다. 직접 만들든 저희 걸 쓰시든, 동력을 시스템 쪽으로 옮기면 자동화는 원장님을 바쁘게 하는 게 아니라 한가하게 만듭니다.
그 한가해진 시간에 뭘 하느냐가 진짜 승부고요.